Eine Mail mit einem Angebot ist ein Handelsbrief. Eine Mail mit einer Rechnung im Anhang ist ein Buchungsbeleg. Beides unterliegt gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, und die meisten Betriebe erfüllen sie nicht.
Das fällt erst bei einer Betriebsprüfung auf. Dann allerdings deutlich.
Was aufbewahrt werden muss
Nach § 257 HGB und § 147 AO sind aufbewahrungspflichtig:
- Zehn Jahre: Buchungsbelege, also alles mit Rechnungscharakter.
- Sechs Jahre: empfangene und abgesandte Handelsbriefe — Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Reklamationen.
Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Medium. Eine Rechnung als PDF im Anhang einer Mail ist genauso aufbewahrungspflichtig wie eine auf Papier.
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Was die GoBD zusätzlich verlangt
Die GoBD beschreiben, wie aufbewahrt werden muss. Vier Anforderungen sind entscheidend:
Unveränderbarkeit. Ein archiviertes Dokument darf nachträglich nicht mehr geändert oder gelöscht werden können. Änderungen müssen protokolliert sein.
Vollständigkeit. Es darf keine Lücke geben. Wer selbst entscheidet, was archiviert wird, erfüllt das nicht.
Maschinelle Auswertbarkeit. Der Prüfer muss suchen können. Ein Stapel PDF-Ausdrucke genügt nicht.
Nachvollziehbarkeit. Es muss dokumentiert sein, wie archiviert wird — die sogenannte Verfahrensdokumentation.
Warum der übliche Weg nicht reicht
PST-Export in einen Ordner. Veränderbar, löschbar, nicht protokolliert. Erfüllt die Unveränderbarkeit nicht.
„Wir haben doch Backups." Ein Backup ist eine Sicherung gegen Verlust, kein Archiv. Es wird überschrieben, es ist nicht durchsuchbar, und aus einem Backup von 2019 eine bestimmte Mail zu holen, ist praktisch aussichtslos.
„Die Mails liegen im Postfach." Jeder Nutzer kann löschen. Das ist das Gegenteil von unveränderbar.
Was tatsächlich nötig ist
Ein Archivsystem, das jede ein- und ausgehende Mail automatisch und revisionssicher ablegt, bevor der Nutzer sie anfassen kann. Mit Suchfunktion, Protokollierung und einem Weg, dem Prüfer einen Zugang zu geben.
Dazu die Verfahrensdokumentation: ein Dokument, das beschreibt, welches System eingesetzt wird, wer Zugriff hat, wie lange aufbewahrt wird und wie Löschung nach Fristablauf erfolgt. Das sind wenige Seiten, aber sie müssen existieren.
Die private Post
Ein oft übersehener Punkt: Wer private Nutzung des dienstlichen Postfachs erlaubt, bekommt ein Problem mit dem Fernmeldegeheimnis, sobald automatisch archiviert wird. Der saubere Weg ist eine schriftliche Regelung, die private Nutzung ausschließt oder auf einen getrennten Ordner beschränkt, der nicht archiviert wird.
Wir richten die Archivierung mit Hornetsecurity ein — das läuft vor dem Postfach, erfasst alles automatisch und ist durchsuchbar. Die Verfahrensdokumentation entsteht dabei mit, weil ohnehin aufgeschrieben werden muss, was eingerichtet wurde.
Ob deine konkrete Aufbewahrungsfrist sechs oder zehn Jahre beträgt, sagt dir dein Steuerberater. Wir sorgen dafür, dass es technisch möglich ist.