Wir betreiben Nextcloud auf eigenen Servern und richten es für Kunden ein. Trotzdem ist die ehrliche Antwort auf diese Frage nicht immer Nextcloud.
Wo Microsoft 365 klar vorn liegt
Word und Excel. Wer komplexe Vorlagen, Serienbriefe oder Excel-Dateien mit Makros hat, bleibt bei Microsoft. Die Alternativen öffnen solche Dateien, aber nicht immer identisch — und „nicht immer identisch" ist bei einem Angebotsformular ein Problem.
Teams. Wenn deine Kunden und Lieferanten in Teams sind, ist das ein Argument, gegen das Funktionslisten nicht ankommen.
Outlook mit Exchange. Kalenderfreigaben, Raumbuchung, Abwesenheiten. Das ist ausgereift und funktioniert.
Wo Nextcloud gewinnt
Der Speicherort. Die Daten liegen auf einem Server, den du benennen kannst. Für Betriebe mit Kundendaten, Personalakten oder Konstruktionsdaten ist das kein ideologischer Punkt, sondern einer, den der eigene Datenschutz- beauftragte stellt.
Die Kosten bei vielen Nutzern. Microsoft rechnet pro Nutzer und Monat. Nextcloud rechnet pro Server. Ab einer gewissen Zahl an Konten dreht sich das Verhältnis.
Kein Zwang zum Abo. Der Server läuft weiter, auch wenn du eine Rechnung nicht bezahlst. Das klingt nach einem Randthema, bis es eins ist.
Externe Freigaben. Einen Ordner für einen Kunden freizugeben, ohne dass der ein Konto braucht, ist in Nextcloud ein Klick.
| Microsoft 365 | Nextcloud | |
|---|---|---|
| Office-Dateien | Original | sehr gut, nicht identisch |
| Abrechnung | je Nutzer und Monat | je Server |
| Speicherort | Rechenzentren des Anbieters | benennbar |
| Externe Freigabe | mit Einschränkungen | ein Klick |
| Betrieb | Anbieter | jemand muss ihn führen |
| Ohne Abo | nein | läuft weiter |
Die Frage vor allen anderen
Nicht „welches Werkzeug", sondern: Was machen deine Leute den ganzen Tag?
Ein Planungsbüro, das in Excel rechnet und mit Auftraggebern über Teams spricht, ist bei Microsoft richtig. Ein Handwerksbetrieb, der Fotos von der Baustelle, Aufmaße und Rechnungen ablegt und teilt, ist bei Nextcloud richtig — und spart dabei.
Der Mittelweg, den wir oft bauen
Beides. Microsoft für die Office-Dateien und den Kalender, Nextcloud als Dateiablage für alles, was groß ist, geteilt wird oder das Haus nicht verlassen soll. Die beiden stören sich nicht.
Wichtig ist nur, dass eine Datei einen Ort hat und nicht zwei. Was in Dateien im Betrieb ordnen steht, gilt unabhängig vom Werkzeug.